Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Wing Wahyu Winarno (2006:28) mengemukakan bahwa:

Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems atau MIS) merupakan sistem informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan, untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajer, terutama manajer madya dan manajer puncak. Informasi yang dihasilkan dapat bersifat hardcopy (tercetak) maupun softcopy (tidak tercetak, cukup ditampilkan di layar, atau disuarakan melalui speaker).

Sistem Informasi Manajemen adalah pengelolaan informasi untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan bersama. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen saat ini menggunakan komputer untuk mempercepat pengolahan dan persebaran informasi yang biasa disebut Computer Based Management Infromation System .

Gordon B.Davis (1991:3), menjelaskan bahwa :

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated) , untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras, (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah ‘data base’.

Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, fungsi dari informasi manajemen, lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan serta lapisan puncak untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.

GAMBAR 2.1

Informasi manajemen untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan

SIM untuk perencanaan strategis dan kebijakan serta pengambilan keputusan

Informasi manajemen untuk perencanaan operasional , pengambilan keputusan dan pengendalian

Pengolahan transaksi Pemberian infromasi (tanggapan atas pertanyaan)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sumber : SIM (Gordon B. Davis, “Sistem Informasi Manajemen”,1991, hal.2)

1.1.5 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) didefinisikan sebagai sistem informasi terpadu yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian.

Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

1. Sistem informasi dan aplikasi

2. Sarana komputer dan penunjang

3. Sarana komunikasi

4. Organisasi dan sumber daya manusia pelaksana

5. Pembiayaan

6. Dukungan manajemen

Harsono (2010:22), mengemukakan prinsip-prinsip untuk kegiatan sistem informasi kepegawaian yang akurat harus memuat :

1. Kebijakan-kebijakan pemerintah di bidang kepegawaian

2. Data umum pegawai per individu

3. Sistem pembinaan dan pengembangan individu pegawai

4. Data gaji beserta tunjangan-tunjangan yang diterimanya

5. Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan dengan menggunakan standar yang berlaku

6. Untuk menjaga kerahasiaan, ada data kepegawaian yang tidak dapat diakses oleh unit lain

7. Pengembangan jaringan sistem informasi kepegawaian secara fungsional ditangani oleh suatu lembaga formal yang dibentuk pemerintah secara nasional

8. Desentralisasi pengadaan pegawai , kenaikan pangkat, dan peningkatan kesejahteraan diperlukan dalam kondisi tertentu

9. Pendidikan formal, informal, keterampilan pegawai

10. Pembentukan dan pemberdayaan Badan Kepegawaian Daerah

11. Sebagai suatu sistem , terjalinnya hubungan informasi kepegawaian nasional dengan regional

12. Sistem informasi kepegawaian daerah merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Pemerintahan.

Maksud dan tujuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan mengacu tata urut administratif di bidang kepegawaian yang dinamis adalah:

1. Mendapatkan solusi terpadu dalam lingkup tata kerja kepegawaian di lingkungan instansi atau suatu departemen

2. Menerapkan perluasan sarana kerja berbasis teknologi tinggi yang mudah namun efektif dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan secara internal maupun eksternal

3. Mencapai kualitas hasil kerja dan pelayanan yang memadai

4. Menuju tersosialisasinya budaya tertib dan budaya teknologi, secara gradual dari sistematik di lingkungan internal dalam mewujudkan tata kerja yang tertib, efisien dan mencerminkan semangat keterbukaan

5. Menuju pada terwujudnya penghematan kertas sebagai salah satu upaya pelestarian lingkungan hidup

Beberapa manfaat dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sebagai berikut :

1. Memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat mengenai kepegawaian

2. Membantu menganalisis individu pegawai yang pantas menduduki suatu posisi tertentu di sebuah instansi

3. Memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai

4. Pengelolaan data yang lebih mudah

Beberapa sistem aplikasi yang termasuk dalam Sistem Infromasi Manajemen Kepegawaian, yaitu :

1. Daftar Urut kepangkatan

2. Daftar Susunan Kepangkatan

3. Daftar Kekuatan Pegawai

4. Daftar Kenaikan Pangkat Struktural

5. Daftar Kenaikan Gaji Berkala

6. Rencana Kenaikan Pangkat

7. Laporan Statistik Pegawai

8. Surat Keputusan